Registrace probíhá přes platformu Evropské Komise EU Login, načež se uživatel může zaregistrovat i do TRACES NT.
Tam najde/založí profil své firmy a požádá si o roli – získá osobní přístup do profilu své společnosti, aby mohl v TRACES vystupovat (zakládat COI) jménem firmy. Profily hospodářských subjektů založené uživateli z řad dovozců a žádosti uživatelů o přidělení role schvaluje kontrolní organizace firmy nebo MZe. Žádosti o role může případně potvrzovat i administrátor v rámci firmy.
Jakmile má dovozce tato oprávnění může zakládat COI. Tedy vyplnit část formuláře určenou dovozcům a odevzdat ke schválení vydávajícímu orgánu - kontrolní organizaci dodavatele (vývozce) ze třetí země. Stejným způsobem může COI iniciovat a odevzdat i dovozce, případně celý proces od začátku může zajistit vydávající kontrolní organizace. Záleží na dohodě.
V případě, že COI iniciuje dovozce;
-
Před uskutečněním importu vyplní dovozce povinné kolonky č. 1.-17. formuláře COI. Instrukce najdete v návodu ke stažení níže, nebo v dokumentaci na stránkách TRACES.
-
Autor odevzdá COI vydávajícímu orgánu – což je kontrolní subjekt vývozce – údaj č. 1 na COI.
-
Vydávající orgán zkontroluje COI a potvrdí jeho správnost v poli 18. Prozatím (před zavedením funkce elektronického podpisu) je nutné, aby vydávající orgán současně s on-line potvrzením pole 18. podepsal i papírový originál.
-
Originál je odeslán se zásilkou/poštou potvrzujícímu orgánu Celní správy - země proclení/místa vstupu – které dovozce zadal v poli 9. Podmínkou proclení zásilky jako bio je potvrzení elektronického COI stejně jako podepsání papírového originálu.
-
Pokud je vše v pořádku, zboží i COI postupuje prvnímu příjemci, který potvrzuje online COI v poli 21. „Prohlášení prvního příjemce“ a současně podepisuje papírovou verzi, která musí souhlasit s elektronickým formulářem.
-
V případě, že zásilku nepřebírá na stanovišti hraniční kontroly první příjemce sám, ale např. spediční firma, je možné využít funkce „Odpovědný za náklad“.
-
Výpis z COI iniciuje dovozce/odpovědný za náklad – v případě, že na COI bylo indikováno, že zásilka je určená k rozdělením. Pak se zakládají jednotlivé výpisy z COI, schvalování probíhá podobným způsobem jako u COI vyjma schvalování vydávajícím orgánem.
