Odstavec předpisu 645/2004 Sb.
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
§ 5
§ 5
Evidence vnitřních změn
(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech
v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).
(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny
evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny
zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona
a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje
a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní
evidenci,
b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru
zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny
(např. okolnosti popisující zničení archiválií),
d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna
vztahuje,
e) datum vnitřní změny,
f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným
v § 4 odst. 1 písm. i),
g) u archiválií v analogové podobě metráž archiválií, kterých se vnitřní
změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném
v § 4 odst. 1 písm. k),
i) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným
v § 4 odst. 1 písm. l),
j) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající
se vnější změny, pokud takový dokument existuje.
(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci,
pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké
instituce.